GGZ Innovatie Academy
Privacy- en cookieverklaring
Wij vinden jouw privacy belangrijk. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens GGZ Innovatie Academy verwerkt, waarom wij dit doen, met wie gegevens worden gedeeld en welke rechten je hebt.
Deze privacyverklaring is van toepassing op onze website, online trainingen en digitale tools, de Professional Scan, de eHealth Organisatie Scan, nieuwsbrieven en wachtlijsten en op advies-, implementatie-, workshop- en andere dienstverlening van GGZ Innovatie Academy.
1. Verantwoordelijke
De verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens is:
GGZ Innovatie Academy
Pauline Post
Im England 28
49774 Lähden
Duitsland
E-mail: info@ggzinnovatieacademy.nl
Btw-nummer: DE315793232
Heb je vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van jouw persoonsgegevens, dan kun je contact opnemen via bovenstaand e-mailadres.
2. Welke persoonsgegevens wij verwerken
Welke persoonsgegevens wij verwerken, hangt af van de diensten die je gebruikt. Het kan onder andere gaan om:
- Contact- en accountgegevens: naam, e-mailadres, eventueel telefoonnummer, organisatie, functie en account- of inloggegevens.
- Gegevens over trainingen: voortgang, toetsresultaten, ingeleverde opdrachten, ontvangen feedback en deelnamebewijzen.
- Beroepsregistratie: bijvoorbeeld een registratienummer wanneer dit nodig is voor accreditatie of het toekennen van accreditatiepunten.
- Professional Scan: antwoorden op de vragen en de uitkomst van de scan, en de voornaam en het e-mailadres die je invult om je volledige rapport te bekijken.
- Organisatie Scan en advies- of implementatietrajecten: naam, functie, organisatie, contactgegevens en informatie die tijdens vragenlijsten, interviews, gesprekken of de uitvoering van een opdracht wordt verstrekt.
- Nieuwsbrief, eHealth tips & updates en wachtlijsten: voornaam, e-mailadres, het moment van aanmelden, het product waarvoor je belangstelling hebt en gegevens over het openen van e-mails en het aanklikken van links.
- Afspraken plannen: naam en e-mailadres, wat je wilt bespreken en, als je dat invult, je organisatie. Dit gebeurt via een externe boekingspagina van Google Calendar (zie hoofdstuk 8).
- Betaal- en factuurgegevens: naam, adres, organisatie, btw-nummer, gekozen betaalmethode en betaalstatus. Bank- of creditcardgegevens worden in beginsel rechtstreeks door de betreffende betaalprovider verwerkt.
- Communicatie: berichten, vragen en andere correspondentie die je ons stuurt.
- Technische en gebruiksgegevens: bijvoorbeeld IP-adres, browser- en apparaatgegevens, sessiegegevens, datum en tijd van gebruik en informatie over het gebruik van onze website, leeromgeving of digitale toepassingen.
GGZ Innovatie Academy biedt geen patiëntenzorg en heeft voor haar trainingen en reguliere dienstverlening in beginsel geen persoonsgegevens van cliënten of patiënten nodig. Voer daarom in trainingen, opdrachten, de werkmap, digitale tools of communicatie geen informatie in waarmee een cliënt of patiënt kan worden geïdentificeerd. Gebruik uitsluitend geanonimiseerde voorbeelden.
Wanneer voor een specifieke opdracht toch verwerking van persoonsgegevens of bijzondere persoonsgegevens noodzakelijk is, worden daar vooraf passende afspraken over gemaakt.
3. Doelen en grondslagen
Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een grondslag bestaat op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG, in Duitsland DSGVO).
| Doel | Grondslag |
|---|---|
| Aanbieden van online trainingen, digitale tools en leeromgevingen, beheren van accounts en bijhouden van voortgang | Uitvoering van de overeenkomst |
| Uitvoeren van advies-, implementatie-, scan- en workshopopdrachten | Uitvoering van de overeenkomst en, waar van toepassing, gerechtvaardigd belang |
| Betalingen, facturatie en administratie | Uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichting |
| Registreren van deelname en verwerken van gegevens voor accreditatie | Uitvoering van de overeenkomst en, waar van toepassing, gerechtvaardigd belang |
| Uitvoeren en technisch laten functioneren van de Professional Scan, inclusief het opslaan van je scanantwoorden en van de voornaam en het e-mailadres die je invult om je rapport te bekijken | Uitvoering van de door jou gevraagde dienst |
| Versturen van eHealth tips & updates, alleen wanneer je daarvoor bij de Professional Scan het aparte selectievakje aanvinkt | Toestemming |
| Versturen van nieuwsbrieven en berichten over wachtlijsten | Toestemming |
| Beantwoorden van vragen en onderhouden van zakelijke communicatie | Uitvoering van de overeenkomst of gerechtvaardigd belang |
| Beveiligen en technisch laten functioneren van website, leeromgeving en digitale toepassingen | Gerechtvaardigd belang |
| Verbeteren en evalueren van onze diensten en trainingen | Gerechtvaardigd belang |
| Voldoen aan fiscale, administratieve en andere wettelijke verplichtingen | Wettelijke verplichting |
Wanneer wij ons baseren op een gerechtvaardigd belang, gaat het bijvoorbeeld om het veilig en goed laten functioneren van onze diensten, het onderhouden van zakelijke communicatie en het verbeteren van onze dienstverlening. Daarbij wegen wij ons belang af tegen de privacybelangen van betrokkenen.
Wanneer je toestemming hebt gegeven, kun je die op ieder moment intrekken. Het intrekken van toestemming heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden.
4. Professional Scan
Je kunt de Professional Scan invullen en een eerste indruk van je uitkomst zien zonder je naam of e-mailadres op te geven. Je antwoorden en de uitkomst van de scan worden opgeslagen in een beveiligde database van Supabase.
Voor je volledige rapport, de werkkaarten en de pdf vragen wij je voornaam en e-mailadres. Deze gegevens worden opgeslagen bij de contactgegevens van de scan in dezelfde Supabase-omgeving en kunnen via een scan-ID aan je scanantwoorden en scanuitkomst worden gekoppeld. Wij gebruiken ze voor het aanbieden van het rapport dat je hebt gevraagd.
De scan berekent automatisch een profiel op basis van je antwoorden. Dit profiel is bedoeld als reflectie-instrument. Er worden op basis daarvan geen uitsluitend geautomatiseerde beslissingen genomen die rechtsgevolgen voor je hebben of je op vergelijkbare wijze aanzienlijk treffen.
Optioneel: eHealth tips & updates. Onder je voornaam en e-mailadres staat een apart selectievakje, dat standaard niet is aangevinkt: “Ja, stuur mij ook praktische eHealth-tips en nieuwe tools.” Alleen als je dit vakje aanvinkt, worden je voornaam en e-mailadres via MailerLite toegevoegd aan onze lijst voor eHealth tips & updates (ongeveer 1–2 keer per maand). Je kunt je rapport ook opvragen zonder het vakje aan te vinken; je ontvangt dan geen marketingmails van ons en je gegevens worden dan niet voor dit doel aan MailerLite doorgegeven. Je kunt je op ieder moment afmelden via de afmeldlink in onze e-mails (zie ook hoofdstuk 6).
5. Organisatie Scan, advies en implementatie
Bij de eHealth Organisatie Scan en bij advies- of implementatieopdrachten kunnen wij informatie verzamelen via bijvoorbeeld vragenlijsten, interviews, documenten, e-mail en gesprekken.
Daarbij kunnen onder andere namen, functies, zakelijke contactgegevens en informatie over de organisatie, werkprocessen, ervaringen en knelpunten worden verwerkt.
Wij gebruiken deze informatie uitsluitend voor de uitvoering van de betreffende opdracht, analyse, rapportage en advisering en voor zover nodig voor onze administratie.
Wanneer medewerkers of andere betrokkenen door een opdrachtgever bij een opdracht worden betrokken, kan GGZ Innovatie Academy hun gegevens rechtstreeks van hen of via de opdrachtgever ontvangen. Als wij gegevens niet rechtstreeks van jou hebben gekregen, is deze privacyverklaring bedoeld om je te informeren. Wij vragen opdrachtgevers daarnaast om betrokkenen te laten weten dat GGZ Innovatie Academy bij de opdracht is betrokken.
Wij vragen opdrachtgevers en deelnemers geen herleidbare informatie over cliënten of patiënten te verstrekken, tenzij dit voor een specifieke opdracht noodzakelijk is en hierover vooraf passende privacy- en gegevensbeschermingsafspraken zijn gemaakt.
6. Nieuwsbrief, vervolgmails en wachtlijsten
Onze nieuwsbrieven, vervolgmails, eHealth tips & updates en wachtlijstberichten worden verstuurd via MailerLite. Je ontvangt deze berichten alleen wanneer je je daarvoor actief hebt aangemeld.
MailerLite kan registreren of een e-mail wordt geopend en of op links wordt geklikt. Wij gebruiken deze informatie om inzicht te krijgen in het gebruik en de relevantie van onze e-mails.
Je kunt je op ieder moment uitschrijven via de afmeldlink in onze e-mails.
Wanneer je op een wachtlijst staat, gebruiken wij je gegevens om je te informeren over het betreffende product of de betreffende dienst.
Bij de Professional Scan is het ontvangen van eHealth tips & updates een aparte keuze, los van het opvragen van je rapport. Je ontvangt deze tips en updates (ongeveer 1–2 keer per maand: praktische inzichten, nieuwe hulpmiddelen en ontwikkelingen rond eHealth en blended care) alleen wanneer je daarvoor het aparte selectievakje hebt aangevinkt.
7. Bewaartermijnen
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Daarna verwijderen of anonimiseren wij de gegevens, tenzij een wettelijke bewaarplicht of een andere gerechtvaardigde reden vereist dat wij ze langer bewaren.
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Account- en trainingsgegevens | Zolang je toegang hebt tot de training en daarna in beginsel maximaal 24 maanden, tenzij gegevens langer nodig zijn voor bijvoorbeeld accreditatie of bewijs van deelname |
| Deelname- en accreditatiegegevens | Zolang dit noodzakelijk is voor accreditatie en de eisen van de betreffende accrediterende instantie |
| Professional Scan-antwoorden | Maximaal 24 maanden na het invullen |
| Gegevens uit advies-, implementatie- en Organisatie Scan-opdrachten | In beginsel maximaal 24 maanden na afronding van de opdracht, tenzij langere bewaring noodzakelijk is voor de uitvoering of afwikkeling van de overeenkomst, wettelijke verplichtingen of de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen |
| Nieuwsbrief, vervolgmails en wachtlijsten | Tot je je uitschrijft of wanneer de gegevens niet langer nodig zijn voor het betreffende doel |
| Facturen en administratieve gegevens | Gedurende de toepasselijke wettelijke fiscale en administratieve bewaartermijnen |
| Correspondentie | In beginsel maximaal 24 maanden na afhandeling, tenzij langere bewaring noodzakelijk is |
| Technische log- en beveiligingsgegevens | Zo kort als redelijkerwijs noodzakelijk voor beveiliging, probleemoplossing en technisch beheer, mede afhankelijk van de betreffende dienstverlener |
8. Met wie wij gegevens delen
Wij verkopen jouw persoonsgegevens niet.
Wij delen persoonsgegevens alleen met partijen wanneer dit nodig is voor onze dienstverlening, bedrijfsvoering of wettelijke verplichtingen. Met partijen die namens GGZ Innovatie Academy persoonsgegevens verwerken, worden waar nodig passende afspraken over gegevensverwerking gemaakt.
Wij maken onder andere gebruik van:
| Partij | Waarvoor | Locatie |
|---|---|---|
| Netlify | Hosting van de website en bepaalde digitale toepassingen | VS |
| Hostnet | Domeinnaam en DNS | Nederland |
| Google (Workspace, Google Calendar en Google Meet) | Ontvangen en verzenden van e-mail, inplannen van afspraken via een Google Calendar-boekingspagina en gesprekken via Google Meet | VS en andere landen |
| Supabase | Database voor de Professional Scan (scanantwoorden en de contactgegevens voor het rapport) | EU (Ierland) |
| MailerLite | Nieuwsbrief, vervolgmails, eHealth tips & updates en wachtlijsten | EU |
| Thinkific | Online leeromgeving, accounts, trainingen, voortgang, toetsen en technische en gebruiksgegevens | Canada |
| Betaalproviders (via Thinkific) | Verwerken van betalingen | Afhankelijk van de betaalmethode |
| Klarna | Betalingen wanneer voor Klarna wordt gekozen | Zweden, EU |
| Accrediterende instanties, waaronder FGzPt | Registratie van deelname en toekennen van accreditatiepunten, waar van toepassing | Nederland |
Niet iedere bovenstaande dienstverlener wordt bij iedere dienst gebruikt.
Supabase
Voor de Professional Scan maakt GGZ Innovatie Academy gebruik van Supabase als database. Daarin worden je scanantwoorden en de uitkomst van de scan opgeslagen en, wanneer je je volledige rapport opvraagt, ook je voornaam en e-mailadres. Deze gegevens kunnen via een scan-ID aan elkaar worden gekoppeld.
De gegevens van de Professional Scan worden opgeslagen op servers in Ierland (EU). Supabase kan voor de levering en ondersteuning van zijn diensten gebruikmaken van subverwerkers.
Google Calendar en Google Meet
Wil je een afspraak of kennismakingsgesprek plannen, dan word je vanaf onze website doorgestuurd naar een externe boekingspagina van Google Calendar. Daar vragen wij je om je naam en e-mailadres en om in te vullen wat je graag wilt bespreken (verplicht); ook kun je, als je wilt, je organisatie invullen. Het gesprek vindt plaats via Google Meet.
Onze website verzamelt deze boekingsgegevens niet zelf via een eigen formulier: de gegevens die je op de boekingspagina invult, worden verwerkt door Google en zijn voor ons zichtbaar bij het maken van de afspraak. Over doorgifte van gegevens buiten de EER lees je meer in hoofdstuk 9.
9. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Sommige dienstverleners, zoals Netlify, Google en Thinkific, zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (EER) of kunnen bij de uitvoering van hun diensten gegevens buiten de EER verwerken.
Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden doorgegeven, gebeurt dit alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag voor internationale gegevensoverdracht bestaat, bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of passende waarborgen zoals standaardcontractbepalingen.
10. Cookies en vergelijkbare technieken
Onze website en de Professional Scan gebruiken zelf geen cookies voor tracking, analyse of advertenties. De lettertypen worden vanaf onze eigen server geladen. Voor de technische werking en beveiliging kunnen technisch noodzakelijke gegevens worden verwerkt.
Voor de online trainingen maken wij gebruik van Thinkific. Thinkific gebruikt cookies en vergelijkbare technieken voor onder andere het technisch functioneren en beveiligen van de leeromgeving, het beheren van gebruikerssessies en het mogelijk maken van bepaalde functionaliteiten en betalingen.
Thinkific kan daarnaast technische en gebruiksgegevens verwerken om inzicht te krijgen in het gebruik van de leeromgeving, bijvoorbeeld om bezoekers en sessies te onderscheiden.
GGZ Innovatie Academy zet binnen de leeromgeving zelf geen Google Analytics of advertentiecookies in. Wanneer aanvullende analytische of marketingtechnieken worden gebruikt waarvoor toestemming vereist is, worden deze alleen ingezet met de daarvoor vereiste toestemming.
11. Gebruik van AI bij onze dienstverlening
GGZ Innovatie Academy kan AI-toepassingen gebruiken ter ondersteuning van werkzaamheden, bijvoorbeeld voor het structureren of analyseren van informatie, het voorbereiden of redigeren van teksten en het ontwikkelen van materialen.
Daarbij worden niet zonder noodzaak persoonsgegevens, cliëntgegevens of andere rechtstreeks herleidbare persoonsgegevens in externe AI-systemen ingevoerd. Wanneer voor een specifieke opdracht verwerking van persoonsgegevens met behulp van een AI-dienst noodzakelijk zou zijn, beoordelen wij vooraf welke gegevensverwerking plaatsvindt en welke waarborgen daarvoor nodig zijn.
AI wordt gebruikt als ondersteunend hulpmiddel. De verantwoordelijkheid voor de uiteindelijke dienstverlening, beoordeling en output blijft bij GGZ Innovatie Academy.
12. Beveiliging van gegevens
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang en andere ongeoorloofde verwerking.
Daarbij maken wij onder andere gebruik van beveiligde verbindingen, toegangsbeperkingen en beveiligde systemen en dienstverleners. Waar passend worden persoonsgegevens gescheiden opgeslagen of wordt de hoeveelheid verwerkte persoonsgegevens beperkt.
13. Jouw rechten
Je hebt volgens de privacywetgeving onder andere het recht om:
- jouw persoonsgegevens in te zien;
- onjuiste gegevens te laten corrigeren;
- onder bepaalde voorwaarden gegevens te laten verwijderen;
- onder bepaalde voorwaarden de verwerking te laten beperken;
- bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
- onder bepaalde voorwaarden jouw gegevens over te dragen;
- gegeven toestemming op ieder moment in te trekken.
Je kunt hiervoor contact opnemen via info@ggzinnovatieacademy.nl.
Wij reageren in beginsel binnen één maand op een verzoek. Wanneer dat volgens de AVG is toegestaan, kan deze termijn worden verlengd. In dat geval informeren wij je daarover.
14. Verplichte verstrekking en geautomatiseerde besluitvorming
Voor bijvoorbeeld het aangaan of uitvoeren van een overeenkomst, het aanmaken van een account, een bestelling of het volgen van een training zijn bepaalde persoonsgegevens noodzakelijk. Wanneer deze gegevens niet worden verstrekt, kunnen wij de betreffende dienst mogelijk niet leveren.
Het verstrekken van gegevens voor bijvoorbeeld de nieuwsbrief en wachtlijsten is vrijwillig.
GGZ Innovatie Academy neemt geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, en die rechtsgevolgen voor jou hebben of je op vergelijkbare wijze aanzienlijk treffen.
15. Klacht indienen
Als je vindt dat wij niet zorgvuldig met jouw persoonsgegevens omgaan, kun je eerst contact met ons opnemen via info@ggzinnovatieacademy.nl.
Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij een bevoegde privacytoezichthouder. Omdat GGZ Innovatie Academy in Niedersachsen, Duitsland is gevestigd, kun je onder andere terecht bij de Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen: lfd.niedersachsen.de. In Nederland kun je terecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens: autoriteitpersoonsgegevens.nl.
16. Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer dat nodig is, bijvoorbeeld wanneer onze dienstverlening, gebruikte systemen of toepasselijke regelgeving verandert.
De meest recente versie van de privacyverklaring wordt op onze website gepubliceerd.